Pencetakan di Microsoft Word tidak selamanya berjalan mulus sesuai dengan rencana. Kita sering mendapati hasil pencetakan dokumen microsoft word yang tidak sesuai dengan keinginan kita. Padahal kita telah benar-benar yakin bahwa apa yang telah kita kerjakan telah kita lakukan dengan baik dan benar. Berikut ini ada beberapa masalah yang sering terjadi apabila hasil print out dokumen tidak selancar dan sebenar dengan apa yang kita harapkan dan bagaimana kiat dan trik untuk mengatasinya.
1. Kesalahan Pengetikan.
Ada isitlah jaman dahulu yang terkenal, GIGO. Garbage in, garbage out. Gold in, gold out. Jika ketikan anda salah, tentunya hasil yang anda harapkan tidak akan sesuai dengan harapan anda. Oleh karena itu sebelum mencetak dokumen resmi, pastikan dokumen anda telah dilakukan pengecekan pengejaan dan tata bahasa (spelling dan grammar). Untuk mudahnya tekan saja tombol F7 untuk memulai pengecekan ejaan dan tata bahasa.
2. Hasil Print out yang Terpotong
Kesalahan yang juga sering terjadi adalah hasil cetak yang muncul di kertas ternyata terpotong atau tidak muncul semuanya. Kesalahan seperti ini bisa disebabkan oleh adanya ketidaksesuaian antara ukuran kertas yang digunakan untuk mencetak dengan ukuran kertas yang tercantum dan digunakan di setting printer anda. Mungkin anda hendak mencetak menggunakan kertas F4 atau Legal, tetapi setting printer anda menggunakan ukuran kertas yang lebih kecil misalkan A4 atau letter. Cara mengatasi problem seperti ini adalah menyesuaikan ukuran kertas pada setting printer agar sesuai dengan kertas yang akan anda gunakan untuk mencetak, dan bahkan bila perlu anda bisa menambahkan atau membuat sendiri ukuran kertas baru yang benar-benar sesuai dengan kertas yang akan anda gunakan.
3. Hasil Cetak yang lebih kecil
Kesalahan seperti ini mirip dengan kesalahan sebelumnya, yakni setting printer menggunakan ukuran kertas yang lebih kecil. Perbedaannya adalah pada hasil print out yang terpotong ukuran pencetakan masih normal atau aktual (100%) dengan ukuran sebenarnya, sedangkan pada hasil print out yang lebih kecil dikarenakan adanya strecthing atau skala yang kurang dari 100%. Untuk mengatasinya adalah merubah ukuran kertas pada settting printer agar sesuai dengan kertas yang akan digunakan untuk mencetak.
4. Garis Tabel tidak lurus
Terkadang hasil cetak dari printer menampilkan garis atau border tabel yang rada bengkok atau miring padahal anda yakin 100% bahwa garis tersebut sebenarnya lurus baik horizontal maupun vertikal. Ketidak sesuaian seperti ini dapat terjadi karena anda menggunakan kualitas cetak yang rendah. Untuk mengatasinya, pada dokumen microsoft word anda jangan menggunakan kualitas draft . Bila hasil cetaknya masih sama, maka coba naikkan kualitas cetak dari printer. Bila sebelumnya berada pada kualitas economy atau draft maka tingkatkan menjadi kualitas normal atau best, atau mungkin kualitas photo. Kemungkinan lainnya adalah anda tidak menggunakan driver printer yang sesuai atau tepat. Mungkin anda hanya menggunakan driver printer yang kompatibel saja, alias printer dapat digunakan tetapi kualitasnya tidak sebagus bila menggunakan driver printer aslinya.
5. Tulisan bergurat
Bila tulisan pada lembar print out bergurat hal ini menandakan ada yang salah dengan cartridge printer anda. Mungkin ada bagian dari printhead yang tersumbat karena adanya tinta yang kering. Cara mengatasinya adalah dengan melakukan cleaning ink head yang biasanya disediakan oleh driver printer. Bila hasil masih sama coba tingkatkan kualitas cetak printer seperti pada point bahasan sebelumnya. Bila masih bandel juga, coba panggil teknisi khusus untuk melakukan evaluasi sebelum anda mengganti cartridge printer / printhead tersebut.
6. Pencetakan Warna dan Gambar Background Dokumen
Saat anda membuat dokumen dengan menggunakan warna latar belakang atau gambar background terkadang hasil print ount yang anda peroleh tidak sama dengan tampilan saat preview ataupun saat pengeditan. Mungkin saat pengeditan anda tidak melihat ada gambar background, tetapi kok saat dicetak gambar background tersebut muncul. Atau sebaliknya, mungkin saat pengeditan anda menambahkan gambar background, tetapi saat pencetakan gambar tersebut justru tidak ada. Untuk mengatasi hal tersebut ada dua hal dalam dialog Word Options yang harus anda setting, yakni mengatur penayangan gambar/background pada saat editing(Show Background colors and images in Print Layout View yang ada pada tab Advanced ), dan pencetakan gambar/background ke kertas print out (print background colors and images yang ada di tab Display ).
7. Sebagian Gambar Hilang
Kita biasa menggunakan gambar dengan berbagai warna baik itu dalam bentuk chart maupun diagram dalam dokumen dan laporan. Akan tetapi saat dokumen dicetak baru diketahui ada beberapa bagian gambar yang hilang atau warnanya tidak sesuai dengan tampilan atau preview. Ketidaksesuaian ini dapat disebabkan ada tinta printer yang telah habis ataupun print head yang tersumbat karena ada tinta yang kering. Untuk mengatasinya coba dengan cara clean ink head printer tersebut atau bila tinta hitam masih tampak bagus maka coba print ulang dengan menggunakan greyscale (abu-abu) saja. Bila masih bermasalah, bawa printer ke tempat servis printer saja 😉
Tips Cara Mengatasi Hasil Print Yang Tidak Sesuai di Microsoft Word
Masih banyak permasalahan pencetakan di microsoft word yang belum sempat dibahas di atas. Bila permasalahan terkait dengan printer yang anda gunakan dan masih belum bisa tertangani ada baiknya mempertimbangkan untuk servis printer oleh tenaga ahli/montir.
Saya print dan hasilnya berbeda dengan word. Pada word, ada tabel berwarna dan dibawahnya ad teks kemudian tabel berwarna lagi. Namun, saat di print urutan tabelnya tetap berwarna pada teksnya setelah tabel dan sebelum tabel