Sebelum melakukan pencetakan (print) dokumen Microsoft Word sebaiknya melakukan Print Preview terlebih dahulu untuk memastikan bahwa dokumen telah sesuai dan akan dicetak sesuai dengan keinginan kita. Tetapi pada saat proses pencetakan sedang berlangsung, kita baru teringat bahwa ada sesuatu dan lain hal yang belum kita tambahkan atau justru belum kita hapus / kurangi sehingga kita harus membatalkan proses pencetakan dokumen. Jika dokumen masih dalam tahap pengiriman ke printer maka anda tekan saja tombol escape (ESC) atau klik tanda x yang ada pada progress yang muncul di bagian status bar jendela microsoft word.
Tetapi jika dokumen telah selesai dikirim dan proses pencetakan sedang berlangsung diprinter maka anda dapat menghentikan proses pencetakan dengan cara berikut.
- Jangan Panik. Biasanya orang yang salah melakukan pencetakan akan merasa panik.
- Jika memungkinkan, ambil tumpukan kertas kosong yang belum dicetak dari tempat kertas di printer
- Jika printer masih melakukan pencetakan biarkan saja. Tapi bila anda sayang tinta printer karena dokumen yang sedang di cetak adalah foto atau gambar berkualitas tinggi, silahkan saja tekan tombol power untuk mematikan printer. Tentunya dengan resiko paper jam dan lainnya yang harus anda tanggung akibatnya
- Pada sebagian besar printer, bila terjadi kehabisan kertas (out of paper) maka anda akan dimunculkan dialog yang meminta untuk memasukkan kertas. Anda tinggal menekan tombol cancel untuk membatalkan proses pencetakan dan proses pencetakan akan langsung berhenti.
- Meskipun berhenti, pastikan juga dari daftar print yang dimiliki printer dengan cara mengecek melalui control panel Windows. Untuk membuka proses yang sedang dilakukan printer anda dapat menggunakan langkah berikut :
- Pada Microsoft Windows Vista: Klik Start button lalu klik Control Panel; selanjutnya double click printers; lalu pada dialog Printers buka printer yang anda gunakan untuk mencetak.
- Pada Microsoft Windows XP : Klik start button lalu klik Printers and Faxes; lalu double click pada printer yang anda gunakan untuk mencetak
- Pada Microsoft Windows 7: klik start button lalu klik Devices and Printers; pada dialog Devices and Printers klik kanan pada printer yang anda gunakan lalu klik item See what’s printing.
- Selanjutnya klik kanan pada item dokumen yang ingin anda batalkan, misalkan pada dokumen microsoft word dengan nama Pic03.docx. Lalu pada popup menu yang muncul, klik item cancel
- Anda juga bisa membatalkan pencetakan dokumen dengan cara klik menu Document lalu pilih item Cancel.
- Bila masih ada proses pencetakan yang masih berlangsung maka akan langsung segera berhenti dan dokumen tersebut akan langsung hilang dari daftar pencetakan yang sedang dilakukan.
- Saat menghentikan atau membatalkan pencetakan setelah klik perintah cancel di dialog proses printing printer, untuk setiap printer waktu yang dibutuhkan tidak sama.
- Kadang kala meskipun anda sudah menekan cancel berkali-kali pada dialog printer tetapi item dokumen yang anda cetak masih belum juga hilang dari daftar. Bagi sebagian printer, anda harus mematikan printer lalu menyalakan kembali printer tersebut. Lalu item tersebut akan hilang.