Ketika anda mengetik dokumen laporan di Microsoft Word anda tentu menjaga tampilan dokumen tetap baik dan konsisten, misalnya dengan menjaga sub judul tidak terpisah dengan awal isi atau paragraf yang menerangkan sub judul tersebut. Saat memulai membuat laporan anda sudah memulainya dengan benar, tetapi ketika ada pengeditan di bagian atas atau di bagian awal dokumen, ada sub judul yang terpisah dengan awal paragraf isinya. Tentu hal ini tidak menyenangkan karena dapat mengganggu penampilan. Sebagai contoh lihat ilustrasi pada gambar berikut.
Untuk membuat sub judul atau sub bab agar mengikuti paragraf atau tulisan yang ada setelahnya, anda bisa memanfaatkan fasilitas pengaturan paragraf yang ada di Microsoft Word. Untuk memanfaatkan fasilitas tersebut anda bisa menggunakan langkah berikut.
- Klik sub judul, tulisan atau paragraf yang akan di atur mengikuti ketikan atau tulisan yang ada setelahnya.
- Klik kanan pada teks tersebut untuk memunculkan popup menu
- Pada popup menu yang muncul klik item Paragraph.
- Selanjutnya pada dialog Paragraph, pilih tab Line and Page Breaks
- Pada bagian Pagination, berikan tanda check pada item Keep with next
- Klik tombol OK.
- Teks dari sub judul, tulisan atau paragraf yang tadi anda pilih kini akan mengikuti tulisan yang ada berikutnya. Bila tulisan setelahnya dimulai pada halaman / kertas yang baru maka teks sub judul tersebut juga akan ikut di halaman/kertas yang baru.
- Untuk memunculkan dialog Paragraph anda bisa menggunakan keyboard ALT+O,P
- Anda bisa menggunakan cara ini digabung dengan penggunaan style Microsoft Word.
- Meskipun anda sudah membuat semua sub judul agar mengikuti awal alinea / paragraf yang ada berikutnya, sebaiknya sebelum melakukan pencetakan / print anda melihat lagi atau preview dokumen secara keseluruhan. Mungkin posisi semua sub judul sudah benar, tetapi bisa jadi ada posisi / letak gambar, shape, atau hal lainnya yang membuat tampilan dokumen menjadi kurang bagus.